In een wereld waar informatie de sleutel is tot succes, verkennen we tijdens de rondetafel van 24 januari de kansen van informatiegestuurd werken voor multi-governance omgevingen. Toonaangevende experts en organisaties als onder meer de Politie en TNO kwamen samen met één doel voor ogen: het ontsluiten van het volledige potentieel van deze datagedreven werkwijze.
De kernvraag was niet zozeer óf we alle beschikbare data konden benutten, maar hóe we dit op de meest effectieve wijze konden doen. Van de crisissituaties als de Corona Pandemie en de vluchtelingencrisis, tot de technische uitdagingen van datamanagement en de digitalisatie van de Noordzee; de gesprekken wezen uit dat informatiegestuurd werken zowel obstakels als kansen met zich meebrengt.
Informatiegestuurd werken tijdens een crisis
Sander Koot, Innovatiemanager bij de Politie, nam ons mee terug naar het informatiegestuurde optreden tijdens de Corona Pandemie, waar vanuit niets toegewerkt moest worden naar betrouwbare prognosemodellen en samenwerkingsverbanden opgestart werden. Tevens bespreekt hij de vluchtelingencrisis als gevolg van de oorlog in Oekraine. Hier werd stilgestaan bij de aanpak van informatiegestuurd werken in een situatie waar weinig informatie voor handen is, wat in dit geval werd gerealiseerd aan de hand van hypotheses.
Hieruit kwamen een aantal belangrijke learnings:
- Bepaal het gemeenschappelijke belang: Dit is essentieel voor een succesvolle samenwerking tussen partijen. Zorg dat er een goede balans is en houd oog voor het gemeenschappelijk belang. Alleen bijdragen en niks terugkrijgen zorgt ervoor dat partijen zich terugtrekken.
- Beschikbaarheid van data: Breng in kaart welke data beschikbaar is en wat je wanneer nodig hebt. Zorg vervolgens voor een strak ritme , een zogeheten battle rythm, om structuur te bieden aan betrokkenen in het team.
- Datavolwassenheid: Accepteer het feit dat niet iedere partij even ‘datavolwassen’ is. Er zijn verschillen in technische volwassenheid. Help elkaar bij het groeien in verwerken en aanleveren van data.
- Zorg voor een onafhankelijk team: Een onafhankelijk team kan zorgen voor draagvlak tussen alle partijen en stakeholders.
- Zorg voor een sterke product owner: Een sterke product owner fungeert als het ware als een ‘shit umbrella’. Deze persoon houdt alle politiek weg bij het team, zodat het team de benodigde focus kan houden.
Informatiegestuurd werken vanuit technisch perspectief
Is informatiegestuurd werken moeilijk? Dit is de vraag waarmee Ronald Bommerson, Principle consultant bij TriOpSys, zijn sessie aftrapt. Het duidelijke antwoord wat hij hier zelf op geeft is ‘nee, vanuit technisch perspectief is het niet moeilijk’. Want aan de hoeveelheid data die beschikbaar is ligt het niet. Er is eerder te veel dan te weinig informatie beschikbaar. De grootste uitdaging zit in het creëren van overzicht en inzicht.
Onderstaande 5 stappen zijn van belang om effectief met informatiegestuurd werken te starten:
- Start met het doel: Wat wil je concreet bereiken met de aanpak?
- Bepaal welke informatie nodig om doel te halen: Welke informatie is nodig om dit doel te bereiken?
- Zorg voor de juiste technische architectuur: Bepaal welke systemen en databronnen nodig zijn.
- Stem af hoe informatie te presenteren: Hoe maak je de data visueel inzichtelijk en hoe krijg je dit op een gebruiksvriendelijke manier bij de gebruiker.
- Evalueer en optimaliseer: Bepaal wat goed ging en wat beter kan. Op basis daarvan kan je gaan optimaliseren.
Breed informatie delen, hoe pak je dat aan?
Informatiegestuurd optreden en de informatie delen met alle partijen die dit nodig hebben, hoe pak je dat aan? Tijdens deze sessie deelt Patrick Stoppelman, verantwoordelijk voor Innovatie & Development bij TNO, zijn visie. Hij geeft relevante voorbeelden vanuit TNO Defensie & Veiligheid.
Hij doet dit vanuit de casus ‘digitalisatie van de Noordzee’. Want er gebeurt veel op en onder onze Noordzee. Denk onder andere aan het opwekken van energie en opgave die hier ligt, dreigingen n.a.v. Nord Stream en de diverse ecologische aspecten.
Deze onderwerpen krijgen veel aandacht vanuit de Ministeries en andere stakeholders. Er is dus een grote noodzaak om alle partijen goed geïnformeerd te houden zodat zij informatiegestuurd kunnen optreden.
De belangrijkste learning uit deze sessie is dat er een aantal cruciale basisvoorwaarden zijn voor een goede informatievoorziening en breed informatie-delen vanuit een centrale regie functie.
Basisvoorwaarden voor een goede informatievoorziening
Beschikbaarheid van de informatie:
- Is de informatie consistent beschikbaar?
- Is de informatie deelbaar?
Compleetheid van de informatie:
- Wat heb je nodig?
- Wat wil je inbrengen?
Betrouwbaarheid van de informatie:
- Is de informatie actueel?
- Is de informatie verifieerbaar?
Ingrediënten voor breed informatie-delen:
Hanteer een afsprakenkader met:
- Wederkerigheid
- Confidentiële data
- Deelbaarheid
- Continuïteit
- Functions
Conclusie
Naarmate de dag vorderde, werd één ding duidelijk: de weg naar verbetering brengt kansen met zich mee, maar ook uitdagingen. Technisch is veel mogelijk, maar in veel gevallen speelt bureaucratie een grote rol in het vertragen van processen. Partijen zullen hier gezamenlijk een weg in moeten vinden. Het bepalen van de gezamenlijke belangen is hierin van groot belang.
De inzichten van deze dag vormen niet alleen een blauwdruk voor de toekomst van informatiegestuurd werken, maar ook een oproep tot actie voor iedereen betrokken bij de informatievoorziening in multi-governance omgevingen.
