Compliant zijn én compliant blijven: de steeds veranderende wet- en regelgeving stelt meldkamers voor de opgave voortdurend hun beleid, processen en systemen aan te passen. Geen eenvoudige opgave, gezien de complexe omgeving (en het bijbehorende web van leveranciers) waarin zij opereren. Bovendien blijven échte kaders voor compliancy vaak uit, wat een zware last kan leggen op compliance officers.
Hoe realiseer je een effectieve beveiligingsstrategie? Eén die gegarandeerd compliant is, nu én in de toekomst? Compliance by design biedt uitkomst.
De complexiteit van moderne meldkamers
De digitalisering heeft meldkamers veel gebracht. Dankzij nieuwe technologieën is de veiligheid de laatste decennia toegenomen. Tegelijkertijd is de meldkamer ook complexer geworden. Het beheer van diverse systemen vraagt om een continu onderhoud en updates. Dit brengt zowel technische als functionele vraagstukken met zich mee, wat hoge eisen stelt aan de interne expertise en beschikbare resources. Ook vereist het intensieve coördinatie met en tussen leveranciers. Deze dynamiek, gepaard met de noodzaak compliance te blijven garanderen en kosten te beheersen, legt extra druk op meldkamers.
Gebrek aan doorontwikkeling
De complexiteit draagt bij aan het uitblijven van verdere ontwikkeling binnen de meldkamer. Governance, systemen en technologische processen blijven onveranderd. Het beleid loopt achter, processen zijn achterhaald, en systemen kunnen verouderen. Met alle gevolgen van dien, zowel voor de efficiëntie als de veiligheid. Want wie de status quo handhaaft, voldoet vaak niet meer aan de hedendaagse normen en eisen. En dat brengt risico’s met zich mee.
Risico’s van non-compliance
Wanneer uw organisatie niet compliant is, ontstaan verschillende risico’s:
- Financiële verliezen: Non-compliance kan leiden tot directe financiële verliezen door bijvoorbeeld sancties en boetes opgelegd door toezichthouders. Daarnaast speelt er ook het risico van indirecte financiële verliezen door bijvoorbeeld het kwijtraken of mislopen van klanten.
- Reputatieschade: Het niet voldoen aan compliance eisen kan het vertrouwen van klanten, partners en het publiek ernstig schaden. Dit heeft langdurige gevolgen voor de zakelijke relaties en de marktpositie van een organisatie.
- Gegevensbescherming en privacy: Niet compliant zijn met wetgeving zoals de AVG kan zorgen voor datalekken die de privacy van mensen schaden. Dit kan resulteren in hoge boetes.
- Cybersecurityrisico’s: Non-compliance zorgt voor een verhoogd risico op cyberaanvallen, waaronder hacks en malware. Dit kan eveneens zorgen voor financiële schade, maar ook de operationele continuïteit ernstig belemmeren.
- Juridische procedures: Non-compliance kan zorgen voor juridische procedures. Dit brengt niet alleen financiële gevolgen met zich mee, maar kan ook afleiden van de kernactiviteiten en de reputatie schaden.
Bovenstaande benadrukt nog eens het belang van compliance binnen de beveiligingsbranche. Het is essentieel om proactief de nieuwste compliance eisen te volgen en toe te passen om operationeel, legaal en concurrerend te blijven.
Compliance by design: een toekomstgerichte beveiligingsstrategie
Hoe realiseer je een effectieve en compliancegerichte beveiligingsstrategie? Eén die voldoet aan de normen, en tegelijkertijd óók flexibel genoeg is om in te spelen op veranderende regelgeving? Hier kan ‘compliance by design’ de oplossing bieden.
Compliancy by design, vergelijkbaar met security by design, houdt in dat je vanaf het begin van elk project of ontwikkelingsproces naleving van wet- en regelgeving integreert. Dit vereist een proactieve aanpak waarbij compliancy niet als een nagedachte wordt behandeld, maar als een essentieel onderdeel van het ontwerp en ontwikkelingsproces.
1. Inventariseer relevante wet- en regelgeving
Onderzoek welke wetten, regels en normen relevant zijn voor jouw situatie en strategie. Zowel nu als in de toekomst. Denk bijvoorbeeld aan privacywetgeving als de AVG of sectorspecifieke regelgeving zoals ISO27001.
Stel jezelf in deze fase de volgende vragen:
- Welke wetten en regels dienen onderdeel te zijn van onze systematische aanpak?
- Welke impact hebben de betreffende wetten en regels op onze dienstverlening?
- Hebben wij zelf voldoende kennis in huis om de gevolgen in te schatten of hebben we externe expertise nodig?
2. Bepaal de compliancy vereisten
Vertaal de relevante wet- en regelgeving naar concrete compliancy vereisten specifiek voor uw beveiligingsstrategie. Zorg dat de vereisten voor iedereen begrijpelijk zijn.
Identificeer ook conflicterende eisen vanuit verschillende wet en regelgeving en bepaal hierin de prioriteiten. Stel dat wetgeving A – x en wetgeving B -y zegt, wat doe je dan? Zo kan een safety maatregel voorschrijven dat je snel naar buiten moet kunnen, in geval van calamiteiten. Terwijl een typische security maatregel gesloten deuren voorschrijft tegen indringers. Het zijn slechts enkele voorbeelden laten zien dat het belangrijk is duidelijkheid te hebben over welke wetten en regels voorrang krijgen op andere.
3. Integreer compliancy in de beveiligingsstrategie
Zorg ervoor dat compliancevereisten vanaf het begin ingebed zijn in de beveiligingsstrategie, volgens het principe van ‘compliance by design’. Identificeer en beheer risico’s proactief door een risicomanagementaanpak te hanteren.
4. Ontwikkel compliance checklists en richtlijnen
Creëer checklists voor het team om het nalevingsproces te volgen en stel richtlijnen op voor de praktische implementatie van de vereisten.
“Onze Meldkamer as a Service dienstverlening werkt met zogenaamde ‘incident templates’. Deze spelen een belangrijke rol bij het standaardiseren van processen, zoals het reageren op inbraakalarmen of het beheren van toegang gedurende verschillende tijdstippen. Door te zorgen voor consistentie in de afhandeling van incidenten, wordt de veiligheid en compliance gewaarborgd.”
– Ronald Bommerson
5. Train en betrek het team
Train het team en maak de organisatie bekend met de compliance belangen en vereisten. En niet alleen de medewerkers of IT afdeling, maar ook het bestuur. Bewustwording begint in de bestuurskamer, benadrukte Merijn Carmiggelt tijdens de ronde tafel over cyberweerbaarheid. Organisaties die er écht in slagen hun weerbaarheid te vergroten, gaan een stap verder dan compliance alleen. Zij onderschatten het belang van continuïteit niet, en zetten het onderwerp structureel op de agenda zodat het onderdeel van de cultuur wordt.
6. Implementeer en test
Voer de compliance vereisten uit. Zorg dat regelmatige audits controleren of elk aspect van de meldkamer, van techniek tot procesbeheer, aan de normen voldoet. Audits helpen ook bij voortdurende evaluatie en aanpassing, om naleving en veiligheid te waarborgen.
7. Documenteer, audit en monitor
Documenteer het compliancy proces en alle stappen om te voldoen aan de vereisten. Houd een logboek bij van beslissingen, wijzigingen, en compliance-updates.
8. Feedbackloop op basis van sturingsmodel
Beoordeel en pas, indien nodig, de strategie aan om te voldoen aan compliance. Zorg dat je continu up-to-date blijft met wetgeving om nodige wijzigingen tijdig door te voeren. Implementeer een sturingsmodel voor non-compliance, inclusief signaalfuncties én overeengekomen consequenties.
Deze stappen bouwen aan een sterke basis voor ‘compliance by design’ in je beveiligingsbeleid. Besef dat dit een continu proces is dat aandacht en onderhoud nodig heeft, maar het helpt je risico’s te verminderen en efficiënt en effectief aan regelgeving te voldoen.
Meldkamer as a Service
Met de toenemende druk op compliance in een steeds complexere meldkameromgeving, biedt TriOpSys met ‘Meldkamer as a Service‘ een uniek geïntegreerd beveiligingsconcept dat verder gaat dan alleen het technisch beheer van systemen. De dienst ontzorgt namelijk ook op functioneel beheer, inclusief de coördinatie met diverse hardware- en softwareleveranciers . Daarnaast zorgt bovendien voor een betrouwbare naleving van strenge en continu veranderende compliance eisen.
