Een groeiend aantal systemen en leveranciers, complexe integraties en de noodzaak om up-to-date en compliant te blijven. De uitdagingen voor bedrijfsmeldkamers volgen elkaar snel op. Dit alles leidt tot technische en organisatorische vraagstukken, en daarbij een (flinke) kostenpost. Niet voor niets groeit de populariteit van SaaS oplossingen ook in het beveiligingslandschap. Het roept de vraag op: is outsourcing een antwoord op de groeiende complexiteit (en kosten inefficiëntie) in bedrijfsmeldkamers?
Uitdagingen van intern beheerde meldkamers
Het beveiligingslandschap verandert, met nieuwe dreigingen en strengere regels. Dit zijn enkele redenen waarom meldkamers voor nieuwe uitdagingen komen te staan, zoals:
Complexiteit in beheer en onderhoud
Van inbraakdetectie tot aan toegangscontrolesystemen en van intercom tot aan alarmopvolging… de gemiddelde meldkamer bevat al snel zo’n 5-10 systemen en technologieën, en dat aantal groeit. Zie daar maar eens mee te werken, als beveiligingsmedewerker én als IT organisatie, vaak met beperkte capaciteit.
Al deze systemen moeten worden beheerd én onderhouden door specialisten met de juiste kennis. En dat terwijl, naast de beveiligingswerkzaamheden, de business ook gewoon doordraait. Dit, gecombineerd met de krapte op de arbeidsmarkt, maakt het tot een serieuze uitdaging.
Veroudering van systemen
Operationele systemen dienen regelmatig geüpdatet te worden. Niet alleen om de efficiëntie te waarborgen, maar ook om de veiligheid te garanderen. Echter blijkt uit de praktijk, dat dit over het algemeen niet, of onvoldoende gebeurt. Er wordt één keer een bewuste keuze gemaakt, en verdere ontwikkeling blijft vaak achter. Dit is risicovol, aangezien de cyclus van continue evalueren en aanpassen van groot belang is voor een effectieve, efficiënte maar ook veilige werking van meldkamers.
‘’Veel meldkamers worden opgezet op basis van de specifieke behoeften die op dat moment spelen. Echter, na deze initiële opzet is er vaak geen verdere doorontwikkeling. Er wordt een bepaalde status quo gehandhaafd. Met vaak onvoldoende beheer, controle en ordening als gevolg.’’
– Marc Schilderman, TriOpSys
Efficiëntieverlies
Hoe meer systemen, hoe meer leveranciers. En dat kost tijd. Want wat als er iets niet goed functioneert? Of kapot gaat? En hoe zorgt u ervoor dat alle systemen goed met elkaar zijn geïntegreerd? En up-to-date zijn? Plus, hoe waarborgt u de benodigde expertise om alle systemen te beheren? Het is veelal lastig te bepalen wie daadwerkelijk verantwoordelijk is voor de oplossing.
De (vaak enorme) coördinatie tijd (en -kosten) leiden af van het wérkelijk optimaliseren van de kwaliteit, efficiëntie en processen.
Hoge initiële investeringen
De aanschaf, installatie en het onderhoud van de benodigde systemen vergt de nodige investeringen. Vaak worden deze systemen gekocht en in eigen beheer, lokaal, geïnstalleerd. Dit betekent dat er vooraf, in één keer, een fors bedrag geïnvesteerd wordt.
De financiële impact van bedrijfsmeldkamers
Over het algemeen is er een goede reden om een meldkamer intern te beleggen. Dit kan bijvoorbeeld te maken hebben met de snelheid van handelen of de complexiteit van de organisatie. In eerste instantie lijkt een inhouse oplossing dan het meest efficiënt en voordelig. Alleen… is dat wel zo, als we het financiële totaalplaatje in kaart brengen?
Het loont om naast de directe kosten ook te kijken naar indirecte kosten. En natuurlijk de ´verborgen kosten’, oftewel de kosten die niet meteen zichtbaar of voor de hand liggen, maar wel degelijk flink drukken op de financiële lasten van een interne meldkamer.
Indirecte en verborgen kosten
Een voorbeeld van indirecte kosten zijn het IT-beheer. In hoeverre is de inzet van de interne IT-afdeling meegenomen in de begroting voor de meldkamer? Terwijl u vaak niet zonder kan, omdat IT een cruciale rol speelt in het waarborgen van de continuïteit en de onderlinge integraties.
De tijd en aandacht die besteed wordt aan de coördinatie tussen de verschillende leveranciers, om alle systemen draaiende te houden, is een goed voorbeeld van verborgen kosten. En ook de gevolgen die dit heeft voor de operatie, zoals vertragingen, productiviteitsverlies, het sub-optimaal benutten van systemen, kosten door storing of uitval, extra handmatige inspanningen die vereist zijn door gebrek aan integratie, dubbele onderhoudscontracten etc. Ook dit zijn in feite ‘verborgen’ uren die veelal niet zijn begroot.
Als laatste is het goed om te realiseren welke impact verouderde systemen hebben op de kosten. Hoe beïnvloedt het de operationele efficiëntie en effectiviteit? Wanneer systemen traag werken of simpelweg niet meer doen waar ze voor aangeschaft werden, kan dit ernstige gevolgen voor de operatie hebben. Denk aan oplopende kosten door fouten die gemaakt worden, of erger nog: onveilige situaties of beveiligingslekken.
De opkomst van SaaS binnen beveiligingsbranche
Net als in andere branches, zien we binnen de beveiligingsbranche ook een opkomst van SaaS oplossingen. Waar voorheen systemen vrijwel altijd werden aangekocht en lokaal werden geïnstalleerd, gaat de voorkeur nu veel meer naar een flexibele en schaalbare SaaS oplossing. Dit is ook niet gek, want SaaS brengt voordelen met zich mee:
Flexibiliteit en schaalbaarheid
Wanneer u op zoek bent naar een flexibele en schaalbare softwareoplossing komt u eigenlijk automatisch bij SaaS uit. U kunt een SaaS oplossing gemakkelijk aanpassen aan veranderende behoeften. Zonder dat u hier direct grote investeringen voor hoeft te doen. Maar ook de andere kant op behoudt u flexibiliteit. Wilt u tijdelijk opschalen? Dan kan dit vaak ook probleemloos door het aantal licenties of de inhoud ervan aan te passen.
Kostenspreiding
Schaft u een on-premise softwareoplossing aan? Dan vraagt dit veelal om een flinke investering vooraf. U betaalt in een keer alle kosten voor iets wat u de komende jaren gaat gebruiken. Bij SaaS oplossing werkt dit anders. U betaalt dan periodiek de licentiekosten, bijvoorbeeld per maand of per jaar. Zo kunt u de kosten veel beter spreiden over de periode waarin het gebruik plaatsvindt.
Integratie en standaardisatie
Veel SaaS oplossingen bieden out of the box integratiemogelijkheden met andere tools en systemen, wat de samenwerking binnen en tussen organisaties verbetert én vereenvoudigd. Daarnaast draagt het bij aan de standaardisatie binnen een organisatie. Iedereen werkt met dezelfde systemen en workflows dankzij integratiemogelijkheden meer gestroomlijnd. Dit zorgt voor overzicht en duidelijkheid voor iedereen.
Verlaging van totale kosten
Een SaaS oplossing zorgt voor een verlaging van de Total Cost of Owenership (TCO). U heeft niet te maken met hoge investeringen vooraf. Er is niet of nauwelijks sprake van ‘verborgen’ kosten. U weet vooraf heel duidelijk wat de kosten zijn en wat u hier exact voor krijgt. Ook zijn er geen eigen technisch of functioneel beheerders nodig, deze mensen kunnen ingezet worden voor andere werkzaamheden ten goede van het bedrijfsproces. Dit alles kan leiden tot een flinke besparing op de lange termijn.
Outsourcing via SaaS: Zorgeloos meldkamerbeheer en gebruik
De overstap naar een SaaS oplossing kan worden gezien als een vorm van outsourcing. De software wordt niet langer intern beheerd, maar extern belegd. In principe bent u alleen een gebruiker van een systeem en niet langer verantwoordelijk voor al het (technische) onderhoud en eventuele doorontwikkeling.
Is outsourcing de oplossing voor complexere (en duurdere) bedrijfsmeldkamers?
Kijkend naar de uitdagingen en kosten die gepaard gaan met het intern beheren en onderhouden van de meldkamer, kan outsourcing zeer aantrekkelijk zijn. U kunt zich focussen op uw kernactiviteiten. Ook de IT-afdeling wordt minder belast.
Voor meldkamers is het van groot belang dat systemen compliant zijn en dat de inrichting voldoet aan de gestelde wet- en regelgeving. Een SaaS-oplossing maakt compliance gemakkelijker dankzij proactieve updates, audits en continu onderhoud, waardoor beter wordt voldaan aan alle compliance-eisen.
‘’Bij een gebrek aan doorontwikkeling ontstaan er vragen omtrent efficiëntie, effectiviteit, maar ook compliance en kostenbeheersing.‘’
Marc Schilderman, TriOpSys
Het feit dat de verantwoordelijkheid voor updates en doorontwikkeling uitbesteed wordt, zorgt er ook voor dat uw meldkamer kan meeliften op de innovativiteit in beveiligingstechnologieën die deze partners bieden. Want voor aanbieders van SaaS oplossingen is productontwikkeling en innovatie over het algemeen een vast en belangrijk onderdeel van de corebusiness.
Conclusie
Outsourcing naar een SaaS-oplossing, zoals ‘Meldkamer als Service‘, biedt strategische voordelen, waaronder operationele efficiëntie en kostenbesparing. Het ontlast de IT-afdeling en biedt een oplossing bij capaciteitstekorten, omdat het schaalbaar is en onderhoud en updates door de leverancier worden verzorgd. Bedrijven kunnen zich focussen op hun kernactiviteiten, zonder zorgen over de technische infrastructuur en compliance.
